一、確認展期
在成功辦理展會簽證後，需要確認展會的具體安排和展期。可以通過郵件或在線申請的方式與展會組織者聯系，確認展會的日期、時間和地點等信息。此外，還需要了解展會期間的活動安排、撤展時間等信息，以便做好行程規劃。
二、行前準備
在出發前需要進行充分的行前準備。首先，需要進行簽證體檢，以確保身體健康狀況良好，符合國際旅行要求。其次，需要提前安排好機票和酒店預訂，以確保順利入境和參展。此外，還需要準備好所需的展示物品、宣傳資料等，確保參展期間壹切順利。另外，建議提前了解當地的天氣情況，以便做好衣物準備和其他必要的調整。
三、外貿人出國參展、洽商主要分為兩種方式：跟團、自由行，它們各有利弊
跟團
是指出行規劃完全由展團負責，展位、簽證、酒店、餐飲、交通、展期都由展團安排妥當，外貿人只需要人到場參展即可，省事省心。跟團參展比較適合從未有過跨國商旅經驗的外貿人，它更方便，安全系數也更高。它的最大缺點是價格高，等於是花錢買服務。
自由行
則是指完全由外貿人自己規劃全部行程，壹般會在當地租壹輛車，壹個大house，自己靈活安排在當地的商旅活動，並且能節省不少差旅費用。自由行要求外貿人有良好的適應和協調能力，甚至能夠處理突發事件。
四、為參展活動購買保險的必要性
對於外貿企業來說，參加國際展會是壹個重要的推廣和拓展市場的機會，但同時也伴隨著壹定的風險。因此，為參展活動購買保險是非常必要的。保險可以幫助企業減少損失，保障企業的利益。
首先，參展活動涉及到海外運輸、展品損壞或丟失、公共責任等風險。購買保險可以在發生意外情況時得到相應的賠償，保護企業的利益。
其次，國際展會的參展費用通常較高，如果由於某種原因導致展會取消或推遲，企業將面臨巨大的損失。購買展會取消保險可以在這種情況下得到賠償，減輕企業的財務壓力。
此外，購買保險還可以增加企業的信譽度和競爭力。展示給客戶和合作夥伴，企業對風險有所準備並購買保險，顯示出企業的專業和負責任態度，增強合作夥伴的信任感。
在選擇適合的保險類型時，企業應根據自身的需求和風險情況進行評估。常見的保險類型包括貨物運輸保險、展覽保險、公眾責任保險等。根據具體情況選擇合適的保險類型，以最大程度地保護企業的利益。
最後，購買保險時需要考慮保險金額和保險期限。保險金額應根據企業的展品價值和可能的損失程度來確定，保險期限應覆蓋整個參展期間及相關的運輸時間。
五、註意事項
在參加海外展會期間，需要註意以下幾點：
1.安全：在異國他鄉，安全是最重要的考慮因素。壹定要保護好個人財物安全，隨身攜帶重要證件和現金時要小心防範。同時，也要註意當地的安全提示和警示標識，避免發生意外情況。
2.出行：在展會期間，需要頻繁地往返於展位和各種活動之間。因此，要合理安排好行程，遵守交通規則，註意人身安全。同時，也要了解當地的交通狀況和公共交通工具的情況，以便合理安排出行計劃。
3.飲食：在海外參展期間，適應當地美食是了解當地文化的重要方式之壹。但是，要註意食品衛生和飲食習慣，避免因飲食不當而引起身體不適。如果對當地食物過敏或不能適應，可以選擇其他餐館或自己攜帶食品解決餐飲問題。
4.交流：參加海外展會是壹個結識新客戶和建立業務關系的好機會。因此，要主動與他人交流，盡可能多地了解當地市場和客戶需求。同時，也要註意尊重當地文化和生活習慣，避免因文化差異而引起不必要的誤解或沖突。
5.遵守規定：在參加海外展會期間，需要遵守當地的相關規定和法律法規。例如，不要在禁止吸煙的區域吸煙、不要隨意丟棄垃圾等。此外，還需要尊重展會組織者和參展商的規定，不要在未經允許的情況下進行宣傳或推銷活動。
總之，參加海外展會需要辦理壹系列必要的手續和準備工作。只要您充分了解並遵守相關規定和要求，就能順利地參加展會並取得良好的效果。
