一、确认展期
在成功办理展会签证后，需要确认展会的具体安排和展期。可以通过邮件或在线申请的方式与展会组织者联系，确认展会的日期、时间和地点等信息。此外，还需要了解展会期间的活动安排、撤展时间等信息，以便做好行程规划。
二、行前准备
在出发前需要进行充分的行前准备。首先，需要进行签证体检，以确保身体健康状况良好，符合国际旅行要求。其次，需要提前安排好机票和酒店预订，以确保顺利入境和参展。此外，还需要准备好所需的展示物品、宣传资料等，确保参展期间一切顺利。另外，建议提前了解当地的天气情况，以便做好衣物准备和其他必要的调整。
三、外贸人出国参展、洽商主要分为两种方式：跟团、自由行，它们各有利弊
跟团
是指出行规划完全由展团负责，展位、签证、酒店、餐饮、交通、展期都由展团安排妥当，外贸人只需要人到场参展即可，省事省心。跟团参展比较适合从未有过跨国商旅经验的外贸人，它更方便，安全系数也更高。它的最大缺点是价格高，等于是花钱买服务。
自由行
则是指完全由外贸人自己规划全部行程，一般会在当地租一辆车，一个大house，自己灵活安排在当地的商旅活动，并且能节省不少差旅费用。自由行要求外贸人有良好的适应和协调能力，甚至能够处理突发事件。
四、为参展活动购买保险的必要性
对于外贸企业来说，参加国际展会是一个重要的推广和拓展市场的机会，但同时也伴随着一定的风险。因此，为参展活动购买保险是非常必要的。保险可以帮助企业减少损失，保障企业的利益。
首先，参展活动涉及到海外运输、展品损坏或丢失、公共责任等风险。购买保险可以在发生意外情况时得到相应的赔偿，保护企业的利益。
其次，国际展会的参展费用通常较高，如果由于某种原因导致展会取消或推迟，企业将面临巨大的损失。购买展会取消保险可以在这种情况下得到赔偿，减轻企业的财务压力。
此外，购买保险还可以增加企业的信誉度和竞争力。展示给客户和合作伙伴，企业对风险有所准备并购买保险，显示出企业的专业和负责任态度，增强合作伙伴的信任感。
在选择适合的保险类型时，企业应根据自身的需求和风险情况进行评估。常见的保险类型包括货物运输保险、展览保险、公众责任保险等。根据具体情况选择合适的保险类型，以最大程度地保护企业的利益。
最后，购买保险时需要考虑保险金额和保险期限。保险金额应根据企业的展品价值和可能的损失程度来确定，保险期限应覆盖整个参展期间及相关的运输时间。
五、注意事项
在参加海外展会期间，需要注意以下几点：
1.安全：在异国他乡，安全是最重要的考虑因素。一定要保护好个人财物安全，随身携带重要证件和现金时要小心防范。同时，也要注意当地的安全提示和警示标识，避免发生意外情况。
2.出行：在展会期间，需要频繁地往返于展位和各种活动之间。因此，要合理安排好行程，遵守交通规则，注意人身安全。同时，也要了解当地的交通状况和公共交通工具的情况，以便合理安排出行计划。
3.饮食：在海外参展期间，适应当地美食是了解当地文化的重要方式之一。但是，要注意食品卫生和饮食习惯，避免因饮食不当而引起身体不适。如果对当地食物过敏或不能适应，可以选择其他餐馆或自己携带食品解决餐饮问题。
4.交流：参加海外展会是一个结识新客户和建立业务关系的好机会。因此，要主动与他人交流，尽可能多地了解当地市场和客户需求。同时，也要注意尊重当地文化和生活习惯，避免因文化差异而引起不必要的误解或冲突。
5.遵守规定：在参加海外展会期间，需要遵守当地的相关规定和法律法规。例如，不要在禁止吸烟的区域吸烟、不要随意丢弃垃圾等。此外，还需要尊重展会组织者和参展商的规定，不要在未经允许的情况下进行宣传或推销活动。
总之，参加海外展会需要办理一系列必要的手续和准备工作。只要您充分了解并遵守相关规定和要求，就能顺利地参加展会并取得良好的效果。
